Módulo de Contratos
Guia completo de configuração e uso do módulo de contratos do RAG3: da automação de cobranças recorrentes até o controle total de MRR, faturamento e governança de aprovação.
Conceitos gerais de uso e aplicação
O que o módulo de contratos faz e por que ele existe
O módulo de Contratos foi criado para automatizar a cobrança recorrente. Com ele, você cadastra a vigência dos itens cobrados — quando começa, quando termina, se é recorrente sem prazo definido, se há consumo pontual dentro do ciclo, reajustes e comissionamento — e o sistema cuida de gerar as faturas sozinho a partir daí.
São suportadas as seguintes periodicidades de cobrança:
- Semanal
- Mensal
- Bimestral
- Trimestral
- Quadrimestral
- Semestral
- Anual
Tanto no formato pré-pago quanto pós-pago.
O que o contrato controla, na prática
- Vigência de itens cobrados (início, fim, ou recorrência sem término)
- Consumo pontual dentro do período de faturamento da parcela
- Reajustes contratuais
- Comissionamento
- Emissão de NFS-e (ou não)
- Geração de boletos
- Régua de cobrança
- Envio de e-mail com faturas/documentos em anexo, montados com qualquer dado cadastrado no contrato
- Liquidação
Com essas configurações, o RAG3 dá controle completo sobre o MRR: crescimento, retração, churn e todo o ciclo de vida das receitas recorrentes.
Na essência, a proposta do módulo é simples: o contrato é cadastrado uma vez e, a partir disso, o sistema realiza sozinho todo o restante — geração de fatura, documento, cobrança e liquidação.
Visão geral do fluxo de configuração
As próximas seções seguem exatamente essa ordem — cada uma é um pré-requisito para a seguinte.
Cadastro do modelo de contrato
Pré-requisito obrigatório para cadastrar qualquer contrato
O modelo de contrato é o primeiro cadastro a ser feito. É obrigatório e funciona como um facilitador: nele você pré-configura todas as características que os contratos desse modelo herdarão automaticamente ao serem criados.
O que é configurado no modelo
- Título e observações adicionais
- Fórmula da descrição do lançamento e texto da NFS-e
- Ciclo de faturamento e seu deslocamento
- Forma de recebimento (manual, boleto, etc.)
- Se emite NF ou não — e, se emitir, se a nota sai na geração da parcela ou aguarda a quitação
- Dados financeiros: unidade de negócio, centro de custo, estabelecimento, plano de contas
- Vínculo dos documentos que serão enviados junto com o faturamento
- Quais itens de consumo pontual podem ser adicionados nos contratos deste modelo
Todos esses dados podem ser personalizados individualmente em cada contrato. O modelo é um facilitador de preenchimento — não uma trava. Ainda assim, vale escolher uma boa lógica de uso, porque o modelo também funciona como entidade de medição nos painéis de controle de contratos.
Uma escola pode cadastrar um modelo de contrato para cada turma ou série, facilitando tanto o preenchimento quanto a análise por painel.
Existem muitas nuances e possibilidades no cadastro do contrato, e a maior parte das explicações de cada campo está disponível no próprio formulário de cadastro. Preencha com atenção e leia as instruções de cada campo — entender como o módulo funciona é essencial para extrair bons resultados dele.
Cadastro de itens no catálogo comercial
Os itens que efetivamente serão cobrados no contrato
O segundo passo é cadastrar, no Catálogo Comercial, os itens que serão usados para cobrança dentro do contrato. Existem dois tipos de item:
| Tipo | O que é |
|---|---|
| Item recorrente | Possui cadastro de vigência e é cobrado em todo ciclo de faturamento do contrato. |
| Item de consumo pontual | Vinculado ao modelo de contrato, pode ser adicionado pontualmente em algum ciclo de faturamento específico. |
Preenchimento obrigatório
- Dados financeiros, para os dois tipos de item
- Vínculo com um serviço de NFS-e previamente cadastrado, caso o item vá gerar nota fiscal
Cada contrato pode receber um ou vários itens de catálogo. O contas a receber (CR) gerado considera todos os itens de catálogo como parte do rateio do lançamento — mas serão criados CRs diferentes sempre que houver combinações distintas de serviço de NFS-e e estabelecimento entre os itens.
Documentos enviados junto ao contrato
Opcional — mas necessário se você quiser anexar fatura/documentos ao e-mail
É possível cadastrar qualquer template de documento em formato HTML para ser enviado junto ao contrato. O sistema já disponibiliza alguns templates prontos recomendados, que podem ser ajustados pontualmente, ou você pode criar um documento em branco.
Como vincular um documento ao modelo
- No cadastro do documento, marque a opção de que ele é vinculável ao modelo.
- No cadastro do modelo de contrato, vincule qual documento será enviado com os contratos daquele modelo.
Em Documentos também é possível criar qualquer outro tipo de documento para ser visível e/ou enviado em qualquer CR (contas a receber) — gerado por contrato ou não.
Condição de pagamento
Cadastro obrigatório no preenchimento do contrato
Para cadastrar uma nova condição de pagamento:
- Crie uma nova condição e dê um nome de fácil identificação — por exemplo, 30/60/90 dias.
- Adicione as parcelas dessa condição, informando percentual, prazo em dias e/ou dia fixo.
Ao preencher a condição de pagamento, o sistema exibe um exemplo em tela para você conferir se o resultado está de acordo com o esperado antes de salvar.
Cadastro do contrato
Com os cadastros anteriores prontos, o contrato pode ser criado
Antes de iniciar, confirme que os pré-requisitos abaixo já estão cadastrados:
No menu de Contratos, você verá a lista de todos os contratos cadastrados. Clique em Novo Contrato para iniciar.
Seleção do modelo
É obrigatório selecionar um modelo de contrato previamente cadastrado. Ao selecioná-lo, a maior parte dos campos do contrato já vem preenchida de acordo com os dados do modelo. É possível alterar qualquer um desses dados especificamente para este contrato — quando isso acontece, o sistema sinaliza em tela se o valor está igual ou diferente do modelo original.
Itens do contrato
- Adicione itens pré-cadastrados no catálogo comercial.
- É possível editar quantidade e valores unitários, caso necessário.
- Cadastre o período de vigência de cada item: a data inicial é obrigatória; a data final é opcional.
Reajuste
É possível cadastrar um período em meses e/ou mês fixo para reajuste do contrato. Ao preencher, o sistema passa a controlar os períodos de reajuste de cada contrato, permitindo aplicar ou não o reajuste devido em cada vencimento.
Preencha o período de reajuste mesmo que você não vá aplicar reajuste, ou mesmo que o controle seja manual. O reajuste não é aplicado automaticamente — o campo serve para controlar os períodos, dando a você a oportunidade de aplicar, perdoar ou pular o reajuste daquele período específico.
Resumo financeiro antes de salvar
Após preencher todos os itens do contrato, o sistema mostra um resumo dos lançamentos financeiros da fatura, explicando que cada combinação distinta de serviço de NFS-e + estabelecimento gera um lançamento próprio. Confira esse resumo com atenção antes de salvar.
Tela de visualização, acompanhamento e governança
Depois de salvo, é aqui que o contrato é gerido no dia a dia
Ao salvar o contrato, você é direcionado à tela de visualização. Nela é possível:
- Ver todas as próximas faturas programadas, com itens, dados financeiros, vencimento, valores, quantidade e discriminação de cada CR
- Ver as faturas já geradas
- Alocar consumos pontuais
- Configurar comissões
- Consultar a timeline do contrato — todo o histórico de inclusões, alterações e exclusões
O contrato conta com governança completa de aprovação, edição e exclusão. Toda alteração no contrato o envia novamente para aprovação, e enquanto não for aprovado, nenhuma nova fatura é gerada.
Dedique tempo para conhecer bem a tela de visualização do contrato — é onde estão todos os dados e onde praticamente tudo pode ser configurado. Conhecer o funcionamento dessa tela é essencial para um bom uso do módulo.
Faturamento automático
O que acontece depois que o contrato está aprovado
Todas as faturas de contrato elegíveis para emissão no dia são faturadas automaticamente, todas as manhãs.
Se você cadastrou um contrato novo que já está elegível para faturamento de um período, você pode aguardar o faturamento automático do dia seguinte ou realizar a geração manual da fatura desse contrato.